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Les obligations de l’employeur lors de l’embauche

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration (dit Les obligations de l’employeur lors de l’embauche), notamment celle relative à la déclaration unique d’embauche.
Les formalités obligatoires liées à l’embauche doivent être effectuées sur un support unique, la déclaration unique d’embauche (DUE). Elle doit être remplie par l’employeur et adressée à l’URSSAF - ou à la Mutualité sociale agricole (MSA) - dont l’entreprise relève.
Les particuliers employeurs de salariés qui occupent des emplois familiaux ou d’assistante maternelle ne sont pas assujettis à la DUE.

La déclaration unique d’embauche permet d’effectuer plusieurs formalités en une seule fois :

• immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, s’il ne l’est pas ;
• immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale, s’il s’agit d’une première embauche ;
• affiliation à l’assurance chômage pour un premier salarié ;
• déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE) ;
• adhésion à un service de santé au travail ;
• déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
• pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier. La DUE est adressée à l’URSSAF par télématique (3614 embauche + numéro du département d’implantation de l’établissement), par télécopie, courrier, Internet (http://www1.due.urssaf.fr/declarant/home.jsp) ou encore par échange de données informatisées.

Les autres obligations de l’employeur lors de l’embauche

Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant de l’embaucher qu’il possède une autorisation de travail en cours de validité lui permettant de le recruter sur cet emploi. En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.
Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel.

• Adresser à la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), dans les huit premiers jours de chaque mois, un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois précédent. Obligatoire uniquement pour les entreprises de 50 salariés et plus, cette formalité ne concerne que les contrats de travail d’une durée supérieure à un mois.

Autres obligations à l’égard du salarié

• Procéder à la visite médicale d’embauche, avant l’expiration de la période d’essai.
• Organiser, en application de l’article L. 4141-2 du Code du travail, la formation a la sécurité du nouvel embauché à la sécurité. Il s’agit de l’informer précisément sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée.

Source : Ministère du travail, des relations sociales, de la famille et de la solidarité